Du hast bei der letzten Generalversammlung die Aufgabe erhalten, den nächsten Vereinsausflug zu planen, aber weisst nicht genau, wie Du bei der Vorbereitung vorgehen sollst? Unsere ERLEBNIS EXPERTEN verraten Dir, worauf es bei der Planung und der Organisation wirklich ankommt, damit Euer Vereinsanlass zu einem unvergesslichen Erlebnis wird.

Bevor Du mit der Organisation des Anlasses überhaupt loslegen kannst, ist es wichtig, dass Du beim Vorstand folgende Informationen einholst:

• Wie lange darf der Ausflug dauern? Frühstmöglicher Start, sp
• Gibt es Erfahrungswerte der Anzahl Teilnehmer? Sind die Partner eingeladen?
• Hat der Vorstand einen Wunsch geäussert bezüglich Destination oder Region?
• Ist ein effektives Datum oder eine Saison für den Anlass bestimmt?
• Was wurde bereits organisiert, respektive was waren beliebten Ausflugsziele?
• Was soll der Ausflug beinhalten? Gemütlichkeit oder eher ein aktives Erlebnis?
• Auf was wird besonders Wert gelegt (Aktivität, Gastronomie oder Transport)
• Wer hat ein GA/Halbtax? Wähle ein passendes Transportmittel für den Verein
• Wie wird die Konsumation von Alkohol gehandhabt?                                                                       UNSER TIPP: Mineral, Bier, Wein und Kaffee sollen inbegriffen sein (evtl. Budgetlimite definieren).  Spirituosen (wenn überhaupt) können durch die Gäste selbst bezahlt werden.
• Diese Frage muss der Kassier beantworten: Steht ein Budget zur Verfügung? Wobei sich dies aufgrund der oben aufgeführten Punkte bereits ergeben wird.

Sobald Du diese Punkte beantworten kannst, stehen die Rahmenbedingungen für die bevorstehende Gruppenreise fest. Nun kannst Du mit der Planung beginnen und Ideen sammeln. Erkundige Dich auch bei Deinen Vereinskollegen, was in den letzten Jahren organisiert wurde und welches Erlebnis bei ihnen in guter Erinnerung geblieben ist. Die verschiedenen Stimmen geben dir zusätzliche Anhaltspunkte, auf denen Du dich bei der Planung abstützen kannst. Langsam nimmt Euer Ausflug Formen an.

Suchst Du nach einem unvergesslichen Erlebnis, findest Du in den Rubriken ABENTEUER, AUSFLUGSZIELE oder BESICHTIGUNGEN das passende Angebot in der gewünschten Region. Zum Teil sind ebenfalls Aktivitäten dabei, welche gratis zur Verfügung stehen. Beachte bei der Auswahl der verschiedenen Programmpunkte, dass teilweise weniger mehr ist. Berücksichtige bei der Planung daher unbedingt auch Pausen und Zeit für Gemütlichkeit nach dem Abenteuer.

Möchtest Du ein gemütliches Beisammensein mit einem guten Essen, lohnt es sich, die Rubrik GASTRONOMIE zu durchforsten. Dort findest Du viele verschiedene Restaurants, Cateringangebote, aber auch Eventlokale und Partyräume in Deiner Region. Bestimmt wirst Du eine passende Variante für die Übernachtung in Eurem Budget. Andernfalls kontaktiere das lokale Tourismusbüro. Oft erhält ihr so spannende Angebote in der entsprechenden Region.

Werden Kinder am Vereinsausflug teilnehmen? Wir empfehlen dies unbedingt ausdrücklich zu kommunizieren. Möchtest Du die Vereinsreise Kinderfreundlich gestalten, haben wir in der Rubrik SPEZIELL KINDER einige Ideen zusammengestellt.

Hast Du das ideale Programm für Euren Vereinsausflug gefunden, geht es weiter mit der Organisation. Gestalte eine Einladung und versende sie an alle Vereinsmitglieder. Wir empfehlen Dir, die Anmeldung zu terminieren. Dadurch lässt sich die ungefähre Teilnehmeranzahl kalkulieren. Erfahrungsgemäss werden jedoch am Tag des Events ein paar Personen weniger teilnehmen können. Nun kannst Du das ganze Programm inklusive Verpflegung für Eure Vereinsreise definitiv reservieren.

Zum Schluss informiere die Gäste über den ungefähren Zeitplan sowie einer Packliste, was alles

mitzubringen ist. Definiere einen klaren Treffpunkt, der mit dem ÖV sowie dem Auto gut erreichbar ist. Je nach Budget, Dauer und Zielort der Gruppenreise lohnt es sich, zusätzlich einen Transport zu organisieren. Von nun an kannst Du dich zurücklehnen und Dich auf den Event mit Deinen Vereinskollegen freuen. Wir wünschen euch viel Spass und Erfolg bei Eurem Vereinsausflug.

Einen Anlass den wir nicht so schnell vergessen werden. Grosses Kompliment an das Team der Smartphone Schnitzeljagd für die einfallsreichen Ideen und die super Organisation.

Manuel aus Luzern, 2023

Ein wahnsinnig tolles Erlebnis, welches sich wirklich lohnt. Was genau daran soooo toll ist, werde ich jetzt nicht erzählen, denn das muss man erleben. Beschreiben kann man es ohnehin nicht richtig. Nur so viel dazu - Es ist einfach Perfekt! Und allen die sich nun auf die Socken machen...viel Erfolg, ihr werdet es nicht bereuen!

Sabine aus Sursee, 2023

Ich bin gerade an der Planung von unserem Turnverein - Sommerausflug. Es ist das erste Jahr, dass ich im OK bin und natürlich deshalb etwas überfordert wie ich vorgehen muss. Zum Glück bin ich hier auf diese Internetseite mit diesen vielen hilfreichen Tipps und Tricks gestossen. Dadurch konnte ich die Planung strukturiert in Angriff nehmen. Der Vereinsausflug nimmt langsam immer mehr Gestalt an. Ich freue mich riesig darauf und bin gespannt wie alles ablaufen wird.

Nadine aus Solothurn, 2021

Hast Du Erfahrungen mit der Planung und Organisation von einem Vereinsausflug gemacht? 

Über einen Erlebnisbericht an info@mein-erlebnis.ch freuen wir uns.